Dịch vụ gửi Email do PRMAIL cung cấp nghiêm cấm việc sử dụng vào mục đích SPAM. Nếu bạn có ý định dùng những danh sách email không được sự đồng ý của người nhận tin và không tuân thủ những quy định của tổ chức chống thư rác Spamhaus đề ra, thì tốt nhất hãy tìm một nhà cung cấp khác có thể đáp ứng được nhu cầu của bạn. Vì chúng tôi sẽ thực hiện khóa vĩnh viễn tài khoản dịch vụ mà không cần báo trước nếu phát hiện bạn vi phạm một trong các điều khoản chính sách chống thư rác đưa ra, hơn thế nữa chúng tôi sẽ không hoàn lại bất cứ khoản tiền nào mà bạn đã thanh toán.

Các nhà cung cấp ISP và Quản trị Viên Blacklist có thể gửi thông báo về hòm thư abuse@prmail.vn hoặc gọi vào 0246-657-6696 cho chúng tôi, nếu bạn nghi ngờ một trong những khách hàng của chúng tôi gửi đi các email mà không được phép. Xin lưu ý hãy chuyển tiếp cho chúng tôi nội dung email vi phạm bao gồm cả phần header. Ngoài ra bạn có thể từ chối nhận bản tin từ người gửi bằng cách nhấn vào link unsubcrible ở phần cuối của email.

Để giải thích đầy đủ về khái niệm SPAM là gì thì có khá nhiều thông tin cần phải tìm hiểu, ngoài ra còn tùy thuộc vào đối tượng mà bạn đặt câu hỏi. Chúng tôi sẽ khái quát cơ bản về khái niệm thư rác là bất kỳ một email nào được gửi đến mà không có sự cho phép của người nhận bản tin. Ngoài ra để việc gửi mail không bị coi là SPAM bạn cần phải thực hiện nghiêm túc các quy định của tổ chức chống thư rác Spamhaus: phải có tên đích danh người nhận trong nội dung email gửi đi; mặc dù người nhận tin đã đồng ý nhận tin tuy nhiên bạn cần phải có nút thoát để họ có quyền từ chối tiếp tục nhận bản tin bất kỳ lúc nào.

Để giải thích đầy đủ về khái niệm SPAM là gì thì có khá nhiều thông tin cần phải tìm hiểu, ngoài ra còn tùy thuộc vào đối tượng mà bạn đặt câu hỏi. Chúng tôi sẽ khái quát cơ bản về khái niệm thư rác là bất kỳ một email nào được gửi đến mà không có sự cho phép của người nhận bản tin. Ngoài ra để việc gửi mail không bị coi là SPAM bạn cần phải thực hiện nghiêm túc các quy định của tổ chức chống thư rác Spamhaus: phải có tên đích danh người nhận trong nội dung email gửi đi; mặc dù người nhận tin đã đồng ý nhận tin tuy nhiên bạn cần phải có nút thoát để họ có quyền từ chối tiếp tục nhận bản tin bất kỳ lúc nào.

Không được sử dụng các danh sách email mua lại hoặc cho thuê danh sách email hoặc bất kỳ cách nào được thu thập từ một bên thứ ba.
Không thu thập và sử dụng các danh sách email được lấy từ dữ liệu trực tuyến được công khai trên các website.
Không sử dụng các trường được tích sẵn trong form đăng ký nhận tin.
Không được gửi những nội dung email không liên quan đến danh sách email nhận bản tin của bạn.
Không được thêm địa chỉ email vào danh sách nhận tin mà không được phép của người nhận.
Không được gửi email đến những địa chỉ email đã đề nghị xóa khỏi danh sách nhận tin của bạn.
Không được sử dụng các danh sách email đã quá thời hạn 6 tháng mà không xác nhận lại việc đăng ký nhận tin của người nhận.
Không được gửi các nội dung email có tính chất lừa đảo, các dòng chủ đề có thông tin sai lệch không liên quan đến nội dung bạn gửi đến.

Gửi một bản tin thường xuyên tới những người nhận đã đăng ký opt-in để nhận.

Gửi đi các thông tin và nội dung tới những người nhận đã đề nghị để nhận được nội dung về chủ đề đó từ cá nhân bạn hoặc tổ chức của bạn.

PRMAIL thực hiện Chính Sách Chống Thư Rác một cách chặt chẽ. Các biện pháp nghiêm ngặt mà chúng tôi đặt ra để thực hiện Chính Sách Chống Thư Rác bao gồm như sau:

Chúng tôi xem xét và theo dõi việc Khách hàng nhập các danh sách email lớn. Bao gồm xem xét nguồn gốc danh sách, mức độ chi tiết của danh sách, thời gian đã sử dụng danh sách, phương pháp thu thập và cách xác nhận.
Chúng tôi sử dụng các bản ghi MD5 nhận biết các danh sách email không hợp pháp thường được phát tán trên mạng.
Nhân viên của chúng tôi sẽ kiểm duyệt các email được gửi tới trên 5.000 người nhận và quyết định chấp nhận hay từ chối nó. Ngưỡng này là 500 người nhận với các khách hàng mới sử dụng dịch vụ của chúng tôi ít hơn 2 tháng.
Chúng tôi sử dụng một công cụ kiểm tra nội dung để theo dõi và đánh dấu bất cứ mẫu email nào chứa những từ thường được gửi tới các danh sách không hợp pháp.
Một bản ghi của mỗi email đã gửi đi qua hệ thống được lưu lại.
Bất kỳ khách hàng nào bị phát hiện đang sử dụng PRMAIL để gửi thư rác sẽ ngay lập tức bị cắt sử dụng dịch vụ.
Mỗi email, dù là Text hay HTML, đều chứa một đường link dừng nhận tin bắt buộc ở phía cuối email. Đường link này không thể gỡ bỏ.

Đối với các tài khoản có mức mail hỏng trong ngày lên đến 6%: PRMAIL sẽ hạn chế tốc độ gửi mail đồng thời gửi mail cảnh báo lần 1 về tình trạng mail hỏng lớn để khách hàng kiểm tra và điều chỉnh lại danh sánh liên hệ.
Đối với các tài khoản có mức mail hỏng trong ngày lên đến 7%: PRMAIL sẽ hạn chế tốc độ gửi mail đồng thời gửi mail cảnh báo lần 2 về tình trạng mail hỏng lớn để khách hàng kiểm tra và điều chỉnh lại danh sánh liên hệ.
Việc xử lý các tài khoản vi phạm được PRMAIL thực thi nghiêm ngặt để đảm bảo việc chống thư rác, xây dựng dịch vụ Dịch vụ gửi Email chất lượng cao mang lại hiệu quả thực sự cho người sử dụng.

Quy trình xử lý phàn nàn

Chúng tôi có một Chính Sách Chống Thư Rác nhiêm ngặt. Tài khoản của bạn sẽ bị chấm dứt ngay lập tức chấm dứt nếu bạn gửi thư rác. Thư rác được định nghĩa là email gửi tới những người bạn không có mối quan hệ làm việc hoặc chưa từng đăng ký nhận tin (opt-in) từ bạn. Dịch vụ gửi Email PRMAIL cung cấp phục vụ cho các doanh nghiệp và các tổ chức những người có một danh sách được thiết lập từ các địa chỉ email đã được phép, đã xác nhận opt-in. Chúng tôi chỉ cung cấp sản phẩm cho những người tuân thủ Chính Sách Chống Thư Rác.

Khi nhận được phàn nàn từ người nhận email của bạn. Để xác định xem bạn đã vi phạm chính sách chống thư rác hay chưa, chúng tôi sẽ:

Quy trình xử lý phàn nàn không chính xác
Chúng tôi nhận thấy có khả năng những người đã đăng ký nhận tin từ bạn có thể đã quên rằng họ đã đăng ký. Vì lý do này, chúng tôi lưu lại địa chỉ IP và ngày đăng ký cho tất cả những người đăng ký nhận tin mới. Nếu chúng tôi nhận được phàn nàn từ một người đăng ký nhận tin đã có bản ghi này và email được gửi tới họ chứa những nội dung họ đã đăng ký, thì chúng tôi sẽ thông báo cho người nhận ngày và máy tính mà họ đã đăng ký, và cung cấp một đường link để họ dừng nhận tin từ bạn. Với loại phàn nàn này, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn, giải thích những gì chúng tôi đã làm, và xem xét trang web của bạn và có thể đề nghị bạn thay đổi các thông báo hoặc các mô tả mà bạn cung cấp khi có người nhận tin đăng ký vào danh sách của bạn.
Nếu người phàn nàn không đăng ký qua website của bạn (vd: được bạn nhập từ file vào hệ thống) sẽ không có bản ghi IP hoặc ngày đăng ký. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ điều tra tình hình, xem email bị phàn nàn, và nếu nó được xác định rằng có thể bạn đã gửi đi thư rác, chúng tôi sẽ ngay lập tức vô hiệu hóa chức năng gửi email trong tài khoản của bạn và sẽ liên lạc với bạn bằng email và/hoặc điện thoại. Ngay khi chúng tôi trao đổi với bạn và có thể xác minh lại rằng người nhận tin đúng là đã đăng ký opt-in, chúng tôi sẽ bỏ việc chặn chức năng gửi.